Personuppgiftspolicy

Våra kunders integritet är av yttersta vikt för oss och syftet med denna policy är att på ett tydligt sätt beskriva hur vi samlar in och använder din personliga information. Iventus International Travel AB hanterar alla personuppgifter i enlighet med EU:s integritetslagstiftning GDPR. Har du några frågor är du alltid välkommen att kontakta oss.

Personuppgiftsansvarig

Iventus International Travel AB är personuppgiftsansvarig för behandlingen av de personuppgifter vi samlar in från dig. Iventus International Travel AB utför all behandling av personuppgifter i enlighet med gällande lagstiftning.

Kontakt personuppgiftsansvarig

Namn: Iventus International Travel AB
Adress: Bergsgatan 25, 112 28 Stockholm
Organisationsnummer: 556366-2856
Telefonummer: 08-651 45 23
E-postadress: info@iventustravel.se

Vad är en personuppgift?

Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet, t.ex. namn, personnummer, bokningsnummer och IP-nummer, om de kan kopplas till fysiska personer. Vi kan även komma att behandla uppgifter som registreras i samband med beställning, såsom t.ex. resmål, önskemål om specialkost eller särskild information från dig om ditt hälsotillstånd inför resan eller i övrigt inom ramen för kundförhållandet.

Notera gärna att det är frivilligt att lämna dina personuppgifter, men i vissa fall kan vi inte tillhandahålla dig den tjänst och/eller produkt du beställt om du inte lämnar dina personuppgifter.

Personuppgifter vi samlar in och för vilket ändamål

Uppgifter som samlas in i samband med bokning och resa.

När du bokar en resa hos oss samlar vi in personuppgifter från dig för att kunna genomföra din beställning. Det är uppgifter om namn, födelsedatum, ålder och kön för alla resenärer på bokningen, samt adress och kontaktuppgifter för huvudresenären. I samband med bokning samlar vi också in betalningsuppgifter för huvudresenären.

Om bokningen inkluderar barn samlar vi in samma uppgifter som ovan rörande barnet. När du genomför en resa med oss samlar vi också in uppgifter om din resa. Det är förutom ovan angivna uppgifter t.ex. bokningsnummer, resmål, reslängd och övriga tjänster du valde att utnyttja under resan.

Uppgifter som samlas in vid personlig kontakt

När du kontaktar oss via kundtjänst, på e-post, telefon eller på andra sätt samlar vi in personuppgifter från dig, såsom namn och bokningsnummer, för att kunna besvara din fråga eller hantera ditt ärende. Beroende på hur du väljer att kontakta oss kan vi också samla in kontaktuppgifter som t.ex. e-postadress eller telefonnummer. Vid personlig kontakt samlar vi också in de övriga personuppgifter som du själv väljer att lämna till oss. Det kan t.ex. vara uppgifter om allergier, hälsotillstånd eller andra uppgifter om dig eller andra personer på din resa eller bokning.

Uppgifter som samlas in när du prenumererar på vårt nyhetsbrev

Om du väljer att prenumerera på Iventus nyhetsbrev samlar vi in ditt namn och din e-postadress för att kunna skicka nyhetsbrevet, samt ort och postnummer om du väljer att uppge detta.

Uppgifter som samlas in när du besöker vår webbplats

Om du registrerar en användaridentitet på iventustravel.se samlar vi in din e-postadress för att skapa inloggningen. Vi samlar också in uppgift om ditt användarnamn. Du kan också välja att lämna uppgifter om namn, födelsedatum, ålder, kön, adress och kontaktuppgifter.

När du gör en bokning hos oss skapas en användaridentitet på Mina Bokningar åt dig om du inte redan har en. Användaridentiteten omfattar i dessa fall samma personuppgifter som du lämnade till oss vid din bokning.

Uppgifter som samlas in från någon annan än dig

Vid bokning och vid kontakt med oss i olika ärenden förekommer det att en person lämnar personuppgifter om en eller flera andra personer i ett resesällskap. Vi förutsätter att den som lämnar uppgifterna har samtliga resenärers samtycke till att lämna dessa personuppgifter. När du lämnar personuppgifter om andra personer måste du vara säker på att dessa personer samtycker till det och att du har tillåtelse att lämna uppgifterna. Om du inte själv har genomfört en bokning utan någon annan har gjort en bokning där du ingår samlar vi in personuppgifter om dig från den personen. Det samma gäller om någon annan har varit i kontakt med oss för din räkning.

Andra källor till personuppgifter

Utöver de uppgifter du själv lämnar till oss, eller som vi samlar in från dig utifrån dina köp och hur du använder våra tjänster, kan vi också komma att samla in personuppgifter från någon annan (s.k. tredje part). De uppgifter vi samlar in från tredje part är i första hand adressuppgifter från offentliga register för att vara säkra på att vi har rätt adressuppgifter till dig.

Hantering och lagring av personuppgifter

Iventus rättsliga grund att behandla dina personuppgifter

Iventus behandlar dina personuppgifter lagenligt. För att vår behandling av dina personuppgifter ska vara laglig, krävs det att behandligen är nödvändig för att fullgöra avtalet med dig eller för att fullgöra en för Iventus rättslig förpliktelse. Behandlingen av dina personuppgifter får också göras efter en intresseavvägning, där Iventus intresse av att utföra en behandling av uppgifter vägs mot ditt intresse av integritetsskydd eller sedan du har lämnat samtycke till behandlingen. Ett samtycke lämnas separat och du kan alltid återkalla det genom att kontakta kundservice. För att kunna tillhandahålla tjänster och produkter till dig behöver vi behandla dina personuppgifter. Nedan hittar du information om för vilka ändamål vi behandlar dina personuppgifter, med stöd av vilken rättslig grund och hur länge vi sparar uppgifterna. Tiden som vi sparar dina personuppgifter varierar utifrån vad uppgifterna behövs till. Vi sparar aldrig uppgifter längre än vi behöver för aktuella ändamål.

Det kan förekomma att samma personuppgift behandlas både med stöd av fullgörande av reseavtalet, specifikt av samtycke eller med stöd av att uppgiften är nödvändig för att uppfylla andra rättsliga förpliktelser. Det innebär att även om du återkallar ditt samtycke och den behandling som grundas på samtycket upphör, kan personuppgiften ändå finnas kvar hos oss för andra ändamål. I huvudsak behandlar vi dina uppgifter för att fullgöra ett avtal i vilket du är part, exempelvis resevillkoren.

Dina personuppgifter behandlas för att vi skall kunna fullgöra våra åtaganden gentemot dig. Fullgörandet kan bestå av att t. ex. leverera den resa eller de tilläggstjänster som du beställt eller att tillhandahålla de tjänster och/eller produkter som erbjuds eller begärs av dig vid innehav av ett personligt konto.

Utöver vad som redan framgått under rubriken ”Personuppgifter vi samlar in och för vilket ändamål” använder vi dina personuppgifter för de ändamål som beskrivs nedan.

För att tillhandahålla produkter och tjänster på din begäran

För att kunna leverera de resetjänster du har beställt av oss använder vi dina personuppgifter på olika sätt. Uppgifterna används för att ställa ut biljetter och resedokument, för att göra hotellbokningar och genomföra betalningen av de tjänster du har beställt. Om du har beställt tilläggstjänster som t.ex. utflyktspaket eller liknande används uppgifterna på motsvarande sätt för att leverera dessa tjänster. Administration av din resa inkluderar också användning av dina uppgifter till bokföring, avräkning och revision, kredit eller andra verifieringar av betalkort, immigration och tullkontroll.

Rättslig grund: Fullgörande av avtal.

Utskick av information

När du har bokat en resa med oss använder vi dina personuppgifter för att skicka bokningsbekräftelse, information om din kommande resa, biljetter, samt erbjudanden kopplade till resan via den e-postadress som angetts i samband med bokningen. Efter hemkomst använder vi dina personuppgifter för kvalitetskontroll av din resa, nya erbjudanden m.m.

Inför din resa skickar vi vid behov viktig information via e-post eller brev till den adress som har angetts i samband med bokningen. Det kan vara uppgifter om flyginformation eller saker som inträffar på ditt resmål under din resa, samt information om avvikelser, som t.ex. tidtabelländringar och ombokningar. Sådan information skickas via e-post, brev eller lämnas via telefonsamtal beroende på avvikelsens art och vilka kontaktuppgifter vi har till dig. Vi skickar betalningspåminnelser via e-post eller brev.

Rättslig grund: Fullgörande av avtal.

Kundvård

Vi använder dina personuppgifter för att kunna ge dig service om du kontaktar oss med frågor, synpunkter eller t.ex. reklamationer. Vi använder ditt namn och bokningsnummer för att identifiera dig och din resa. Vi använder dina kontaktuppgifter, som e-postadress och telefonnummer, för att kunna kontakta dig i samband med frågor och ärenden. Vi kan också komma att använda alla de övriga personuppgifter som vi samlat in om dig för att hantera din fråga eller ditt ärende beroende på vad som är relevant i det enskilda fallet. Denna information sparas i 5 år.

Rättslig grund: Berättigat intresse.

Marknadsföring och personifiering

Vi använder dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla marknadsföring och erbjudanden till dig. Kundinformation kan användas i marknadsföringssammanhang av Iventus för att kontakta dig via e-post och post. Om du har anmält dig till vårt nyhetsbrev använder vi dina personuppgifter för att skicka nyhetsbrevet till dig.

Rättslig grund: Berättigat intresse och samtycke.

Lagkrav

Behandling av dina personuppgifter kan slutligen också komma att ske för att vi ska kunna uppfylla förpliktelser enligt lagar och förordningar, till exempel gällande säkerhet och bokföring.

Rättslig grund: Rättslig förpliktelse.

Lagring av personuppgifter

Vi lagrar personuppgifter så länge det är nödvändigt för att uppfylla ändamålen ovan. Personuppgifterna kommer enbart användas för de ändamål som framgår av denna Personuppgiftspolicy och/eller för att fullgöra rättsliga och administrativa skyldigheter. Därefter kommer vi på ett säkert sätt att ta bort dina personuppgifter.

De personuppgifter vi samlar in vid en bokning kommer att lagras av Iventus i fem år. Detta för att vi ska kunna uppfylla de lagkrav avseende tillsyn som finns för paketresor och för att det ska finnas dokumentation kring resan vid en eventuell reklamation. Vid reklamationer kan vissa uppgifter komma att sparas i sju år för att uppfylla krav enligt bokföringslagen (1998:1078) och Iventus ansvarsförsäkringar.

Om du inom fem år från hemkomsten av en resa gör en ny resebeställning kommer uppgifter om tidigare resa/resor att sparas ytterligare fem år.

Om du är en tidigare kund till oss kommer vi att lagra de personuppgifter vi behöver för att kunna fortsätta kontakta dig med marknadskommunikation så länge du har en aktiv kundrelation med oss. Vi anser att du har en aktiv kundrelation med oss om du de fem senaste åren har köpt produkter och tjänster av oss och inte annars har avregistrerat dig från att motta marknadskommunikation från oss. Du kan närsomhelst avregistrera dig från att motta marknadskommunikation från oss.

Om du valt att prenumerera på vårt nyhetsbrev sparas dina kontaktuppgifter så länge som du väljer att fortsätta ta emot nyhetsbrevet. Du kan när som helst avregistrera dig från att motta nyhetsbrevet.

Vilka som kan komma att behandla personuppgifterna

För att kunna tillhandahålla de produkter och tjänster som du har köpt, kan vi behöva dela dina personuppgifter med våra underleverantörer och samarbetspartners. Dessa inkluderar bl.a. flygbolag, hotell, transportbolag och IT-leverantörer. Vi delar enbart personuppgifter med dessa underleverantörer och samarbetspartnerns i den mån det är nödvändigt för att våra leverantörer och samarbetspartners ska kunna tillhandahålla deras tjänster till dig och oss och de får enbart tillgång till de personuppgifter som är nödvändiga.

För det fall vi överför personuppgifter till en leverantör som är vårt personuppgiftsbiträde ingår vi alltid nödvändiga avtal för att säkerställa att vi behåller kontrollen över personuppgifterna och att dessa hanteras lagenligt med största säkerhet av vårt personuppgiftsbiträde.

Microsoft

Vi använder oss av Microsofts officeprodukter och systemtjänster för vårt interna arbete. Det innebär att dina personuppgifter kommer att behandlas av Microsoft som har anlitats av oss som personuppgiftsbiträde.

Avtalspartners och IT-leverantörer

Vi använder oss av ett antal olika IT-tjänster och IT-system i vår verksamhet. I vissa av dessa lagras och hanteras personuppgifter. Vi är måna om din integritet och säkerheten för dina uppgifter vid all sådan hantering. Vissa system är installerade lokalt hos oss och det är bara vår personal som har tillgång till uppgifterna. I dessa fall sker ingen överföring till tredje part. Vissa system är dock molnlösningar eller installerade hos leverantören och innebär att vi överför personuppgifter till leverantören. I dessa fall är leverantören vårt personuppgiftsbiträde och hanterar uppgifterna på vårt uppdrag och enligt våra instruktioner.

Interna IT-system

Internt hanterar vi personuppgifter i vår kunddatabas, i våra boknings- och säljstödssystem, i vårt ekonomisystem för att kunna fakturera utflykter etc., i vårt kundtjänstsystem och i ett system för datahantering och dataförbättring. Dessa system är till för att kunna leverera de tjänster du har beställt från oss och för att kunna hantera frågor och kundvård i samband med utförandet av dessa tjänster. I dessa system kan samtliga de personuppgifter vi samlar in komma att hanteras.

Webbanalysföretag

Vi använder oss av externa leverantörer för personifiering och analys av användarbeteenden på våra webbplatser och för användarfeedback. Dessa företag hanterar personuppgifter som personuppgiftsbiträde för vår räkning. De uppgifter det rör sig om är framför allt uppgifter som hämtas in genom cookies och hanteras på anonym och aggregerad nivå.

Betallösningar

Vi använder oss av externa leverantörer för att hantera betalningar. Dessa leverantörer får tillgång till personuppgifter i form av namn, adresser och betalningsinformation. Denna hantering är nödvändig för att vi ska kunna leverera de tjänster du har beställt från oss.

Kontakttjänster

Vi använder oss av externa leverantörer för att tillhandahålla information via SMS inför och under en resa. Dessa leverantörer får tillgång till personuppgifter i form av telefonnummer.

Leverantörer av reserelaterade tjänster

För att tillhandahålla en del av de tjänster du har beställt från oss använder vi oss av underleverantörer och avtalspartners. Ofta är det nödvändigt att vi lämnar personuppgifter till dessa för att tjänsten ska kunna utföras.

Resebyråer och digitala partners

När du bokar en resa med Iventus via en resebyrå eller en webbplats (digital partner) som vi samarbetar med för marknadsföring av våra resor kan det förekomma att du själv lämnar personuppgifter till resebyrån eller webbplatsen. Dessa personuppgifter ansvaras för och hanteras av respektive aktör i enlighet med deras personuppgiftspolicy.

När en bokning är genomförd genom en resebyrå eller digital partner skickar vi vissa personuppgifter till respektive aktör för att bekräfta att bokningen är gjord. Avseende digitala partners rör det sig om anonymiserade uppgifter och bokningsnummer. Aktörerna kan inte direkt genom dessa uppgifter identifiera dig som resenär.

När du bokar genom en resebyrå lämnar du själv dina personuppgifter till resebyrån och samtycker till att resebyrån behandlar dessa i sin verksamhet. Resebyrån kan därför identifiera dig t.ex. med hjälp av ditt bokningsnummer. Vi ansvarar inte för resebyråns hantering av de personuppgifter du själv lämnat direkt till resebyrån.

Hotell

Hotellen vi anlitar får tillgång till de personuppgifter som behövs för att en bokning ska kunna göras. Det är i förekommande fall uppgifter om namn, födelsedatum, ålder och kön för alla resenärer på bokningen.

Flygbolag

Flygbolagen vi anlitar får tillgång till personuppgifter om de resenärer som ska resa med respektive flygbolag. Det är uppgifter om namn, födelsedatum, ålder och kön för alla resenärer på bokningen.

Myndigheter

För att du ska kunna resa kan det krävas (på grund av krav från myndigheter vid avreseorten och/eller destinationen) att personuppgifter lämnas ut och behandlas för immigrations-, gränskontrolls-, säkerhets- och terrorismbekämpande syften, eller för andra syften vilka dessa myndigheter bedömer lämpliga.

Om vi är skyldiga enligt lag eller om lagen så tillåter, kan vi dela personuppgifter med stat och myndigheter i den mån det är nödvändigt.

Överföring till land utanför ESS-området

Eftersom vi arrangerar resor till hela världen finns en del av våra samarbetspartners (t.ex. hotell och flygbolag) utanför EU/EES-området. Det betyder att personuppgifter kan komma att överföras till samarbetspartners i dessa länder för samma ändamål som beskrivs ovan. Oavsett till vilket land Iventus överför dina personuppgifter säkerställer vi att en god skyddsnivå föreligger för dina personuppgifter och att dessa behandlas i enlighet med Policyn.

Hur skyddas dina personuppgifter?

Vi använder IT-system för att skydda sekretessen, integriteten och tillgången till personuppgifter. Vi har vidtagit särskilda säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot olovlig eller obehörig behandling (såsom olovlig tillgång, förlust, förstörelse eller skada). Endast de personer som faktiskt behöver behandla dina personuppgifter för att vi ska kunna uppfylla våra angivna ändamål har tillgång till dem.

Dina rättigheter samt kontakt

I enlighet med gällande lagstiftning har du ett antal rättigheter som innebär att du kan få information om och kontroll över dina egna personuppgifter. Här listar vi dina rättigheter och i slutet dokumentet hittar du kontaktuppgifter till Iventus som du kan använda om du vill göra dina rättigheter gällande.

Rätt att återkalla samtycke

I de fall behandlingen baseras på ditt samtycke har du rätt att när som helst återkalla detta genom att kontakta oss.

Rätt till tillgång

Om du vill ha information om vilka uppgifter vi har registrerade om dig kan du skriftligen ansöka om detta. Registerutdraget lämnas på begäran och är gratis en gång per år. Hur går jag tillväga för att begära ett registerutdrag? Du skriver och begär ett registerutdrag från Iventus. Begäran måste skickas in skriftligen eftersom den ska innehålla din namnteckning. Märk brevet ”Personuppgiftsutdrag - till Iventus Personuppgiftsansvarig”.

Rätt till rättelse, radering, begränsning samt rätt att invända mot behandling

Vi vill säkerställa att de personuppgifter vi har om dig är korrekta och uppdaterade. Om någon information vi har är felaktig ber vi dig vänligen att informera oss om detta. Du kan när som helst begära att få dina personuppgifter rättade.

Du har rätt att få dina personuppgifter raderade bl.a. för det fall de inte längre behövs för ändamålet, eller om behandlingen baseras på ditt samtycke och du återkallar detta.

Du har även rätt att under vissa förutsättningar begära begränsning av behandling av dina personuppgifter samt när som helst invända mot behandling av dina personuppgifter om den rättsliga grunden för behandlingen utgörs av ett allmänintresse eller en intresseavvägning samt när dina personuppgifter behandlas för att skicka direktmarknadsföring till dig.

Vi kommer uppdatera och radera dina uppgifter, med undantag för om vi har rätt att fortsätta behandla dem för legitima syften.

Rätt till dataportabilitet. Om vår rätt att behandla dina personuppgifter grundar sig antingen på ditt samtycke eller fullgörande av ett avtal med dig har du rätt att begära att få de uppgifter som rör dig och som du har lämnat till oss överförda till en annan personuppgiftsansvarig (s.k. dataportabilitet). En förutsättning för dataportabilitet är att överföringen är tekniskt möjlig och kan ske automatiserad.

Kontaktuppgifter till Iventus

Om du har frågor eller vill utöva dina rättigheter t.ex. återkalla ditt samtycke kontakta Iventus via:

E-post: info@iventustravel.se

Telefon: 08-651 45 23

Adress: Iventus, Bergsgatan 25, 112 28 Stockholm

Om du inte vill ha vår direktmarknadsföring

Du har alltid rätt tacka nej till vår direktmarknadsföring av tjänster och produkter som görs via SMS, e-post, telemarketing, per post eller via våra samarbetspartners webbplatser. Kontakta oss då på ovanstående kontaktuppgifter eller klicka på avregistrera i e-postmeddelandet om du inte längre vill ha vårt nyhetsbrev. Du kan även avregistrera dig per brev till adressen ovan. Vänligen ange då namn och personnummer.

Vad innebär det att Datainspektionen är tillsynsmyndighet?

Datainspektionen är ansvarig för att övervaka tillämpningen av lagstiftningen, och den som anser att ett företag hanterar personuppgifter på ett felaktigt sätt kan lämna in ett klagomål till Datainspektionen. 

Ändring av personuppgiftspolicyn

Vi kan komma att göra ändringar i vår personuppgiftspolicy. Den senaste versionen av personuppgiftspolicyn finns alltid här på webbplatsen. Vi ber er därför att regelbundet hålla koll på vår webbplats för uppdateringar.